Procedura zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z ustawą o Ochronie Sygnalistów
Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 2/2024 Prezesa Zarządu Przedsiębiorstwa Komunikacji Samochodowej w Międzyrzecu Podlaskim Sp. z o.o. z dnia 04.10.2024 r.
Procedura przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych
w Przedsiębiorstwie Komunikacji Samochodowej w Międzyrzecu Podlaskim Sp. z o.o.
I. Wstęp:
-
Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zwana dalej „procedurą”, określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa lub regulacji i standardów etycznych ustanowionych w Przedsiębiorstwie Komunikacji Samochodowej w Międzyrzecu Podlaskim Sp. z o.o., a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.
-
Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalisty.
-
Procedura została wprowadzona na podstawie art. 24 ust 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.o ochronie sygnalistów (Dz. U. Poz. 928).
-
Ochronie przewidzianej w procedurze sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.
-
Osoba dokonująca zgłoszenia naruszania prawa w zakresie wskazanym w pkt II w dobrej wierze, czyli mająca uzasadnione podstawy, żeby sądzić, że informacja w zgłoszeniu jest prawdziwa oraz uzyskała tą informację w kontekście związanym z pracą otrzymuje status ,,Sygnalisty".
-
Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).
-
Procedura zgłoszeń wewnętrznych ustalona została po konsultacji z zakładową organizacją związkową.
II. Przedmiot zgłoszenia.
-
Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu
terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach
jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi wyżej.
III. Tryb dokonywania zgłoszenia
1. Zgłoszenie można przekazać:
- pisemnie w formie papierowej wrzucając zgłoszenie do skrzynki umieszczonej na terenie
zakładu w biurze Spółki (skrzynka jest sprawdzana raz w tygodniu) lub przesłanej
pocztą, w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „zgłoszenie naruszenia”,
- elektronicznie za pośrednictwem adresu e-mail: sekretariat@pksmiedzyrzec.pl
- ustnie, dzwoniąc na nr telefonu 83 371 30 73 w godzinach od 8:00 do 15:00 albo w czasie rozmowy osobistej po wcześniejszym umówieniu się.
2. W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia działania następczego zgłoszenie powinno zawierać co najmniej:
-
dane osobowe zgłaszającego: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, datę dokonania zgłoszenia;
-
adres do kontaktu sygnalisty (adres korespondencyjny, e-mail)
-
dane osobowe osoby/osób, której zgłoszenie dotyczy;
-
szczegółowy opis przedmiotu naruszenia, wskazanie nieprawidłowości oraz ich daty;
-
opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie naruszenia
-
wskazanie jakich regulacji wewnętrznych, przepisów prawa lub standardów zgłoszenie dotyczy;
-
wskazanie okoliczności powzięcia informacji o naruszeniu;
-
wskazanie osób mających związek ze sprawą lub ewentualnych świadków;
-
wskazanie osób, z którymi osoba dokonująca zgłoszenia kontaktowała się w danej sprawie;
-
wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa.
-
inne okoliczności istotne dla sprawy.
3. Zgłoszenia wewnętrzne dokonane anonimowo, nie będą rozpatrywane. Osoba przyjmująca zgłoszenie, po zapoznaniu się z treścią zgłoszenia, niszczy trwale zgłoszenie anonimowe. Zgłoszenie anonimowe nie może być podstawą działań następczych lub dalszego postępowania.
4. W przypadku, gdy zgłoszenie anonimowe zawiera informacje wiarygodne o poważanym naruszeniu, osoba przyjmująca zobowiązana jest upewnić się, czy nie należy podjąć odpowiednich działań zmierzających do sprawdzenia, czy nie doszło do naruszenia przepisów, w szczególności czynu zabronionego.
IV. Osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Procedura obowiązuje sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy w tym m.in.:.
1) pracownika;
2) pracownika tymczasowego;
3) osobę świadczącą pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4) przedsiębiorcę współpracującego;
5) pełnomocnika lub przedstawiciela;
6) osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy (np. pracownik dostawcy);
7) stażystę;
8) wolontariusza;
9) praktykanta.
V. Ochrona Sygnalisty, przetwarzanie danych.
-
Wobec Sygnalisty nie mogą być i nie będą podejmowane żadne działania odwetowe w związku ze zgłoszeniem dokonanym w dobrej wierze. Ochronie podlega również osoba pomagająca Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz osoba powiązana z Sygnalistą.
-
Zakazuje się personelowi Przedsiębiorstwa Komunikacji Samochodowej w Międzyrzecu Podlaskim Sp. z o.o. jakichkolwiek działań odwetowych lub formułowania wobec Sygnalisty gróźb takich działań lub podejmowania prób zastosowania działań odwetowych.
-
Z prawa ochrony korzysta sygnalista, który ma uzasadnione podstawy sądzić, że informacja, którą zgłasza jest prawdziwa.
-
Świadome zgłoszenie nieprawdziwych informacji i przez to wyrządzenie szkody innej osobie, naraża sygnalistę na odpowiedzialność odszkodowawczą włącznie z zadośćuczynieniem za naruszenie dóbr osobistych.
-
Sygnaliście gwarantuje się ochronę jego danych osobowych zgodnie z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że sygnalista w sposób wyraźny zgodzi się na ujawnienie.
-
Dane osobowe sygnalisty są przetwarzane przez Przedsiębiorstwo Komunikacji Samochodowej w Międzyrzecu Podlaskim Sp. z o.o. jako administratora w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działań następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Usunięcie danych osobowych nie mających znaczenia dla sprawy następuje w terminie 14 dni od dnia ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy.
-
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp osób trzecich przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami, chyba że przepisy prawa przewidują inne terminy.
VI. Tryb przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń.
-
W Przedsiębiorstwie Komunikacji Samochodowej w Międzyrzecu Podlaskim Sp. z o.o. wyznacza się Prezesa Zarządu jako osobę, która przyjmuje zgłoszenia i jest upoważniona do dokonywania działań następczych.
-
Osoba wyznaczona w pkt 1 może wyznaczyć i upoważnić inną osobę (w szczególności osobę zatrudnioną przy sprawach pracowniczych lub prawnika świadczącego usługi na rzecz Przedsiębiorstwa Komunikacji Samochodowej w Międzyrzecu Podlaskim Sp. z o.o.) do przyjmowania i potwierdzania zgłoszeń, dokonywania weryfikacji zgłoszeń i ich kwalifikacji, utrzymywania komunikacji z Sygnalistą, występowania o dodatkowe informację lub przekazywania Sygnaliście informacji zwrotnej, ile taka osoba zapewnia bezstronność.
-
Rejestr zgłoszeń prowadzi zgodnie z przepisami wyznaczony pracownik. Dostęp do Rejestru ma wyłącznie Prezes Zarządu, radca prawny lub adwokat działający w warunkach tajemnicy zawodowej oraz osoba prowadząca Rejestr. Za pisemną zgodą Prezesa Zarządu Rejestr może być udostępniony innej osobie. Dostęp do Rejestru mają również podmioty uprawnione zgodnie z prawem.
-
Informacje o osobie wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń zostaną ogłoszone w sposób przyjęty w zakładzie pracy.
-
Przyjmujący zgłoszenie potwierdza Sygnaliście na adres do kontaktu wskazany w zgłoszeniu, przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania. W przypadku zgłoszeń wrzuconych do skrzynki na terenie zakładu - w terminie 7 dni od jej opróżnienia.
-
Obowiązek potwierdzenia nie dotyczy zgłoszeń anonimowych lub zgłoszeń, w których nie podano adresu do kontaktu.
VII. Działania następcze.
Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych określona w VI.1. albo osoba upoważniona do podejmowania takich działań zgodnie z VI.2. ma obowiązek podejmowania z zachowaniem należytej staranności działań następczych, zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów. W tym celu może inicjować postępowanie dyscyplinarne, inicjować wdrożenie regulacji wewnętrznych, żądać wyjaśnień od pracowników lub dostępu do dokumentów a także dokonywać zgłoszeń do organów ochrony prawnej, o ile będzie to uzasadnione i zgodne z prawem.
VIII. Informacja zwrotna.
Informacja zwrotna powinna być przekazana Sygnaliście w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia
IX. Informacja o zgłoszeniu zewnętrznym.
Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych, obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
X. Postanowienia końcowe
-
Procedura zostanie opublikowana na stronie internetowej Spółki
-
Integralną część niniejszej procedury stanowią załączniki:
-
Załącznik nr 2 – Wzór upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń;
-
Załącznik nr 5 – Wzór zgody na ujawnienie tożsamości Sygnalisty
Procedura.pdf| utworzono: | 2024-10-09 10:12:16 | przez: | Siedlanowski Jarosław |
| ostatnia edycja: | 2024-10-09 11:30:59 | przez: | Siedlanowski Jarosław |
[drukuj]
